Mail Merge

Mail merge diterjemahkan dari bahasa Inggris-Penggabungan surat terdiri dari menggabungkan surat dan surat serta amplop yang dialamatkan sebelumnya atau label pengiriman untuk surat massal dari surat formulir. Microsoft Word dapat menyisipkan konten dari database, spreadsheet, atau tabel ke dalam dokumen Word.

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
* Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
* Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya
Pengertian dan Fungsi Mail Merge
* Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .
* Mail Merge adalah Fasilitas dari writter untuk pembuatan surat secara masal .
* Mail Merge adalah Penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen .
* Mail Merge adalah merupakan salah satu aplikasi dari microsoft word untuk membuat surat dalam jumlah besar .
* Di praktikum 4 Penerapan Komputer di bahas tentang Aplikasi pengolahan kata untuk Windows, yaitu Microsoft Word. Inti yang dibahas tentang beberapa fungsi yang ada di Ms. Word :
1. Mail Merge
2. Page Break
3. Table of Content
4. Equation Editor
5. Autotext table and Thesaurus


data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat.
Selain itu:
* Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
* Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
* Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.


Membuat Data Source

Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source denganDokumen Master.

Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

1.) Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.


2.) Selanjutnya kita akan memilih data source.

3.) Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

4.) Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Openuntuk menampilkan kotak dialog Select Table.

5.) Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

6.) Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

7.) Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.

8.) Lakukan juga hal yang sama pada Alamatdan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.